Статистическая отчетность о зарплатах работников: новая форма, порядок и сроки сдачи

Новая статистическая отчетность о зарплатах работников

Начиная с отчетности за апрель 2023 года для организаций была введена новая форма статистической отчетности № 1 «Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы». Данную отчетность теперь нужно представлять по форме, утв. приказом Росстата от 26.12.2022 № 978. Периодичность представления новой отчетности - один раз в 2 года. Первый отчет необходимо представить в Росстат уже за апрель 2023 года. Крайний срок сдачи отчета – до 20 мая 2023 года.

Обязанность по представлению новой отчетности распространяется на все организации, независимо от видов осуществляемой деятельности, сферы работы и форм собственности. Отчет представляют не только российские организации, но также филиалы, представительства и подразделения действующих на территории РФ иностранных организаций. Исключение составляют организации, отнесенные к субъектам малого предпринимательства – отчетность они не сдают. 

Внимание! В 2023 году отчет сдают только те компании, которые были выбраны территориальными органами Росстата.

Проверить, попала ли организация в выборку Росстата и нужно ли ей сдавать новый отчет о зарплатах работников за апрель 2023 года, можно при помощи официального сервиса статистического ведомства «Получение данных о кодах статистики и перечня форм». Здесь нужно ввести один из трех реквизитов – ОКПО, ИНН или ОГРН и нажать команду «Получить». После этого система выдаст сведения об организации и перечень форм статистической отчетности, которые она должна представить. В числе форм будет и новая отчетность. Если же в перечне данная форма будет отсутствовать, то представлять ее за апрель 2023 года не нужно.

При наличии у организации обособленных подразделений отчет нужно сдать как по каждому обособленному подразделению, попавшему в выборку Росстата, так и по самой организации без этих обособленных подразделений. 

Каких работников не надо включать в отчетность

Сведения в Росстат необходимо подать по всем сотрудникам, принятым на постоянную, временную или сезонную работу, которым была начислена заработная плата за апрель 2023 года. Сотрудники, работающие на условиях неполного рабочего времени, также подлежат включению в отчетность. При этом некоторых работников в отчетность включать не нужно.

Не подлежат включению в форму № 1 следующие сотрудники:

• принятые на работу после 1 апреля 2023 года;
• уволенные до 1 мая 2023 года;
• временно утратившие трудоспособность в апреле;
• находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком;
• работающие на условиях неполного рабочего дня, если оно составляет менее половины нормальной продолжительности рабочего времени;
• находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы по письменному заявлению работника более 5 рабочих дней апреля;
• отсутствовавшие на рабочем месте по невыясненным причинам более 5 рабочих дней апреля;
• совершившие прогул продолжительностью более 5 рабочих дней апреля;
• не работавшие по причине простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника более 5 рабочих дней апреля;
• работавшие в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя, если неотработанное время составило в апреле более 40 часов.

Кроме того, работодатели не должны представлять в Росстат сведения о сотрудниках, работающих на условиях внешнего совместительства, а также выполняющих работы по договорам гражданско-правового характера.

Как заполнить отчет о зарплатах работников

В адресной части отчета нужно указать полное наименование организации, ее ОКПО, ИНН и адресные сведения. В строке «Почтовый адрес» указывают юридический адрес организации с почтовым индексом. Если фактический адрес не совпадает с юридическим, то дополнительно указывают фактическое местонахождение компании. Для обособленных подразделений, не имеющих юридического адреса, указывают их фактический (почтовый) адрес с почтовым индексом.

В графе 3 указывают численность работников в разрезе величины получаемых ими зарплат с учетом НДФЛ. В графе 4 указывают суммы, начисленные работникам, учтенным в графе 3. При заполнении данных граф учитывают только зарплаты, начисленные за дни апреля в денежной и неденежной формах независимо от источников выплаты и срока их фактической выплаты. При этом в зарплату работников не включают:

• вознаграждение по итогам работы за год;
• единовременное вознаграждение за выслугу лет;
• единовременные премии и поощрения, включая стоимость подарков;
• стоимость бесплатного питания или питания по льготным ценам в случаях, когда отсутствует информация о суммах, приходящихся на каждого работника;
• материальную помощь к отпуску;
• другие выплаты, носящие разовый характер, независимо от того, предоставлялись они отдельным или всем работникам.

Если работник совмещает две должности, то в заработок включают общую сумму, начисленную по основной и совмещаемой должностям. Если выплаты осуществляются поквартально, то в заработок за апрель нужно включить 1/3 часть суммы, начисленной за I квартал 2023 года.

В состав зарплат включают суммы премий, предусмотренных в апрельской расчетно-платежной ведомости за работу в апреле и марте, если начисление премий производилось в апреле. Премии за ввод в действие производственных мощностей и объектов строительства учитывают, если они начислены к оплате в апреле. Численность работников, которым за апрель была начислена зарплата в размере МРОТ, указывают по строке 33.

Статистическая отчетность о зарплатах в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Начиная с версий 3.1.23.649 и 3.1.25.36 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 обновлена форма федерального статистического наблюдения № 1 «Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы» для отчета за апрель 2023 года.

Для создания Формы 1 необходимо воспользоваться сервисом 1С-Отчетность. Новая форма находится в папке Статистика – Статистика: Форма 1 (рис. 1).

Рис. 1. Статистика: Форма 1 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Период Апрель 2023 устанавливается автоматически. Редакция формы: Форма утверждена приказом Росстата от 26.12.2022 № 978 также отображается автоматически в окне создания отчета (рис. 1).

Форма 1 за апрель 2023 года заполняется автоматически, согласно внесенным данным в программу, по кнопке Заполнить (рис. 2).

Внимание! Для корректного заполнения отчета необходимо проверить данные в карточках Организация и Подразделение, а также Назначение начисления в карточке Начисление.

Рис. 2. Статистика: Форма 1 за апрель 2023 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

По кнопке Сравнить можно выбрать регламентированный отчет для сравнения (рис. 2).

Форму 1 можно Проверить и Отправить из программы, при подключенном сервисе 1С-Отчетность. Также поддерживается Выгрузка отчета.

Печатную форму отчета можно сформировать по кнопке Печать. 

Как отчитаться в Росстат о зарплатах работников 

Заполненную отчетность необходимо представить в территориальный орган Росстата по месту фактического осуществления деятельности организации и ее обособленных подразделений (при наличии). Отчетность представляется в электронном формате через оператора ЭДО в порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 18.08.2008 № 620.

Отчетность необходимо сдать в Росстат в период со 2 (1 мая – нерабочий праздничный день) по 20 мая 2023 года включительно. 

Пропуск срока представления отчета повлечет привлечение организации к административной ответственности по ст. 13.19 КоАП РФ. Данная норма предусматривает наложение штрафов в размере:

• от 10 000 до 20 000 рублей – для должностных лиц организаций;
• от 20 000 до 70 000 рублей – для организаций.

Такие же штрафы назначат, если организация вообще не представит отчет о зарплатах работников за апрель либо представит его с указанием недостоверных первичных статистических данных. Повторное непредставление отчетности повлечет наложение административных штрафов в размере:

• от 30 000 до 50 000 рублей – для должностных лиц и ИП;
• от 100 000 до 150 000 рублей – для юридических лиц.